MODUL PERKULIAHAN KOMUNIKASI BISNIS Komunikasi dalam Organisasi

MODUL PERKULIAHAN

KOMUNIKASI BISNIS

Komunikasi dalam Organisasi Hubungan Komunikasi Organisasi Bisnis

        Secara umum, komunikasi memiliki dua fungsi penting dalam organisasi yaitu: (1) komunikasi memungkinkan pertukaran informasi, dan (2) komunikasi membantu menghubungkan berbagai orang yang ada dalam sebuah organisasi (Curtis et al., 1996). Atas dasar itu dapat disimpulkan bahwa organisasi membutuhkan komunikasi untuk mencapai tujuannya.

        Telah diketahui bersama bahwa kegiatan dalam sebuah organisasi bisnis (perusahaan) sangatlah banyak dan variatif. Berikut ini beberapa contoh kegiatan dalam organisasi bisnis yang dihubungkan dengan pertukaran informasi.

a.      Penetapan Tujuan Bisnis (Perusahaan)

      Penetapan tujuan perusahaan biasanya merupakan sebuah proses yang melibatkan seluruh tim manajemen perusahaan dalam sebuah diskusi pada sebuah rapat bisnis. Dalam proses ini dapat dipastikan terjadi banyak pertukaran informasi.

b.      Pembuatan dan Pelaksanaan Keputusan

      Sebuah keputusan yang dibuat oleh seorang manajer biasanya didasarkan atas berbagai informasi yang diterimanya. Artinya dalam membuat sebuah keputusan terjadi pertukaran informasi. Selanjutnya, setelah keputusan dibuat, keputusan ini perlu disampaikan kepada pihak-pihak yang berhubungan dengan isi keputusan tersebut untuk dilaksanakan dan hal ini berarti terjadi lagi pertukaran informasi.

         c.      Penilaian Kinerja

      Berbagai kinerja dalam bisnis (perusahaan) seperti kinerja karyawan, kinerja keuangan, kinerja produksi, dan tentu saja kinerja perusahaan secara keseluruhan, perlu dinilai (dievaluasi) dan selanjutnya digunakan sebagai masukan untuk menyusun berbagai rencana di berbagai unit di dalam perusahaan tersebut. Dalam kegiatan penilaian (evaluasi) tersebut diperlukan berbagai informasi. Atas dasar itu dapat disimpulkan bahwa pertukaran informasi dibutuhkan agar perusahaan dapat melakukan penilaian terhadap berbagai kinerja.

d.      Perekrutan dan Pengembangan Karyawan

      Ketika perusahaan membutuhkan karyawan ataupun menambah karyawan yang telah ada maka perusahaan harus melakukan perekrutan (recruitment) dan kegiatan ini menimbulkan pertukaran informasi antara calon karyawan dan perusahaan. Selanjutnya, setelah karyawan diputuskan untuk diterima di perusahaan maka perusahaan biasanya melakukan berbagai pelatihan agar karyawan dapat menyelesaikan tugas-tugas yang diamanatkan kepadanya. Pemberian pelatihan dikenal dengan istilah pengembangan (development) karyawan dan dalam kegiatan ini sangat banyak terjadi pertukaran informasi.

         e.      Pelayanan kepada Pelanggan

      Dalam era pemasaran yang berorientasi kepada pelanggan, maka istilah customer service (pelayanan pelanggan) merupakan sesuatu yang niscaya. Kegiatan yang tercakup dalam ‘pelayanan pelanggan’ sesungguhnya tidak hanya terbatas kepada melayani keluhan dari pelanggan, tetapi lebih dari itu bahwa perusahaan harus mengidentifikasi apa kebutuhan dan keinginan pelanggan, melayani kebutuhan dan keinginan pelanggan tersebut, dan tetap memelihara hubungan baik (antara lain dengan membantu memecahkan masalah pelanggan yang berhubungan dengan penggunaan produk perusahaan) dengan pelanggan pasca pembelian produk perusahaan. Semua aktivitas tersebut sangat sarat dengan pertukaran informasi.

         f.       Transaksi dengan Pemasok dan  Pemberi Pinjaman

      Perusahaan memerlukan bahan baku, modal dan berbagai sumberdaya lain agar dapat menjalankan kegiatannya untuk mencapai tujuan perusahaan. Semua kegiatan tersebut memerlukan pertukaran informasi.

         g.      Pembayaran Pajak kepada Negara

      Setiap perusahaan merupakan wajib pajak yang harus memenuhi kewajibannya membayar sesuai peraturan yang ada. Kegiatan ini tentu saja memerlukan pertukaran informasi.

B.     POLA KOMUNIKASI ORGANISASI BISNIS

            Bagaimana pola komunikasi dalam organisasi bisnis? Secara umum pola komunikasi 

dalam organisasi bisnis dapat dikelompokkan ke dalam dua pola yaitu pola komunikasi formal dan pola komunikasi nonformal. Pengelompokkan ini biasanya didasarkan kepada arah komunikasi yang terjadi dalam organisasi bisnis tersebut (Curtis et al., 1996).

1.      Pola Komunikasi Formal

         Dalam pola komunikasi formal ini biasanya dibagi atas empat bentuk, yaitu (a) komunikasi dari atas ke bawah (top-down commu-nication), (b) komunikasi dari bawah ke atas (bottom-up commu-nication), (c) komunikasi ke samping (horizontal communication), (d) komunikasi silang (diagonal communication).

a.      Komunikasi dari Atas ke Bawah

      Secara umum, komunikasi yang diawali oleh pimpinan kepada karyawan merupakan komunikasi ke bawah atau dari atas ke bawah. Arus komunikasi yang berawal dari atasan kepada bawahan tersebut biasanya terkait dengan wewenang dan tanggung-jawab seseorang dalam sebuah organisasi bisnis.

      Komunikasi ke bawah memiliki lima tujuan pokok (Katz, 1994), yaitu:

1)   Memberi pengarahan ataupun instruksi kerja.

2)   Memberi informasi mengapa suatu pekerjaan harus dilak-sanakan.

3)   Memberi informasi tentang prosedur dan praktek organisasi.

4)   Memberi umpan-balik tentang pelaksanaan kerja kepada para karyawan.

5)   Menyajikan informasi tentang filosofi organisasi bisnis yang dapat membantu perusahaan untuk memberi pemahaman tentang tujuan organisasi yang ingin dicapai.

            Salah satu kelemahan dari komunikasi ke bawah yaitu adanya kemungkinan terjadinya penyaringan atau penyensoran informasi penting sebelum di sampaikan kepada para karyawan. Artinya, informasi yang sampai ke karyawan bisa tidak selengkap aslinya.

b.      Komunikasi dari Bawah ke Atas

      Pada prinsipnya, komunikasi yang diawali oleh karyawan kepada pimpinan merupakan komunikasi ke atas atau dari bawah ke   atas.

      Para karyawan harus melaporkan kemajuan mereka dalam penyelesaian tugas-tugas; memberitahukan tugas-tugas apa yang menyebabkan masalah bagi mereka (jika ada!); saran-saran bagi perbaikan produk ataupun perbaikan prosedur kerja; dan perasaan para karyawan mengenai segala sesuatu yang ada di perusahaan tersebut.

      Para manajer memerlukan umpan balik yang akurat mengenai pesan-pesan mereka apakah telah dipahami atau bagaimana keputusan-keputusan tersebut diterima serta masalah-masalah apa yang timbul kemudian.

      Salah satu kelemahan dari komunikasi ke atas adalah adanya kemungkinan karyawan hanya menyampaikan informasi yang baik saja (dikenal dengan istilah Laporan Asal Bapak Senang/ABS), sedangkan informasi yang agaknya memberi kesan negatif atau yang mungkin tidak disenangi oleh pimpinan cenderung tidak disampaikan.

c.      Komunikasi ke Samping

      Komunikasi ke samping atau disebut juga komunikasi horisontal adalah komunikasi yang terjadi antara unit-unit yang memiliki posisi sejajar atau setingkat dalam suatu organisasi.

            Komunikasi horisontal biasanya digunakan untuk mengko-ordinasikan kegiatan, memecahkan masalah, menyelesaikan konflik, melakukan persuasi, memberikan informasi kepada unit yang memiliki kedudukan sejajar baik dalam satu unit (bagian) maupun antar unit, dan sebagainya. 

Keterangan:

                 =  Arus Komunikasi

d.      Komunikasi Silang

      Komunikasi Silang atau dinamakan juga Komunikasi Diagonal adalah antara dua tingkat yang berbeda dalam sebuah organisasi.

      Komunikasi Silang ini terutama banyak dijumpai pada organisasi yang berskala besar yang memiliki saling keter-gantungan yang relatif cukup besar antar unit-unit dalam organisasi tersebut.

      Bentuk komunikasi diagonal (silang) ini memiliki beberapa manfaat antara lain: (1) Penyebaran informasi bisa menjadi lebih cepat dibandingkan bentuk komunikasi lainnya; (2) Memberikan peluang kepada individu dari berbagai unit dalam organisasi tersebut untuk menyelesaikan masalah.

2.      Pola Komunikasi Informal

            Bagan organisasi formal dapat menggambarkan bagaimana informasi ditransformasikan dari satu unit ke unit yang lain sesuai dengan jalur hirarki yang ada. Namun dalam praktek nampaknya garis dan kotak yang tergambar dalam struktur organisasi tidak mampu mencegah orang-orang dalam suatu organisasi untuk saling bertukar informasi. Hal ini menyebabkan keberadaan jaringan komunikasi informal dalam suatu organisasi tak dapat dielakkan. Biasanya jaringan ini digunakan oleh para manajer untuk memantau karyawannya dalam melakukan tugas pekerjaan.

            Dalam jaringan komunikasi informal, orang-orang yang ada dalam organisasi tanpa memperdulikan jenjang hirarki, pangkat dan kedudukan/jabatan, dapat berkomunikasi secara leluasa.

C.     TINGKATAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI BISNIS

            Komunikasi di dalam sebuah organisasi bisnis memiliki tingkatan atau disebut juga tingkatan kedalaman (Powell, 1969, seperti yang dikutip Curtis et al., 1996)

Tingkatan pertama komunikasi yaitu tingkat komunikasi yang paling dasar yang melibatkan rutinitas. Misalnya, sapaan “Bagaimana kabar Anda hari ini?” atau “Hai, apa kabar?”.

         Tingkat yang kedua dalam komunikasi melibatkan ‘percakapan informasi umum’. Informasi ini tidak bersifat rahasia dan tidak membahayakan seseorang untuk membagi informasi. Dengan kata lain tidak ada risiko yang ditanggung. Misalnya, percakapan karyawan satu “Apakah Anda pernah mengoperasikan komputer untuk mengolah data statistik?”; karyawan dua “Ya, ketika saya bekerja di perusahaan konsultan”.

         Tingkatan yang ketiga melibatkan penyingkapan opini, kepercayaan, dan nilai. Tingkat ini memulai proses ikatan dalam hubungan dan ini menandakan bahwa kepercayaan hadir dalam diri pengirim awal pesan. Tingkat ini adalah awal hubungan persahabatan. Dalam lingkungan bisnis, tingkat kepercayaan seperti ini merupakan hal yang penting antara penyelia dan karyawan yang menjadi bawahannya.

         Mari kita simak dialog berikut:

MANAJER PENJUALAN :  Anda tahu, saya prihatin akan proses peru-bahan rancangan. Saya pikir, penjualan produk kita akan lebih tertolong jika seseorang dari bagian Penelitian dan Pengembangan mendiskusikan rencana perubahan dengan kelompok penjualan kita sebelum produksi dimulai. Apakah pendapat saya ini masuk akal menurut Anda?

BAWAHAN (INSINYUR) :      Saya mengerti apa yang Bapak katakan. Akan tetapi, menyelenggarakan rapat dapat meng-habiskan waktu aktivitas perancangan walau-pun hal itu mungkin akan 

sangat berguna menurut pandangan perusahaan. Apakah kelompok penjualan bersedia menyediakan waktu diskusi dengan pembahasan yang singkat?

         Pada dialog tersebut, sang manajer penjualan membagi suatu opini dan menerima tanggapan yang pantas. Bawahan yang insinyur tersebut mengerti, tetapi berhati-hati. Sang insinyur, sebagaimana manajer penjualan, membuka suatu nilai: hal apa yang paling penting dalam perusahaan.

         Selanjutnya, pada tingkatan keempat dalam komunikasi, pengekspresian perasaan dapat dilakukan secara lebih baik, suasana dijernihkan, hubungan ditegaskan, dan seterusnya. Di sini dilibatkan pembagian perasaan. Gagasan pembagian perasaan pribadi dengan orang lain dapat menjadi suatu ancaman.

         Cermatilah dialog berikut:

MANAJER PENJUALAN    :     Amrita, silahkan masuk. Saya mengundang Anda kemari karena saya ingin Anda tahu betapa senangnya saya atas kerja Anda. Saya ingin memberitahu secara langsung kepada Anda bahwa masa percobaan kerja Anda sekarang tinggal sejarah. Saya sangat senang menerima Anda di perusahaan kami.

AMRITA (karyawati)         :  Oh, terima kasih Pak. Saya ingin Bapak tahu bahwa semua ini merupakan pengalaman yang berharga dan saya masih harus belajar lebih banyak. Saya sangat menghargai dukungan setiap orang.

        

         Dalam dialog tersebut, sang manajer harus berkomunikasi dengan seorang karyawati. Adanya perhatian yang besar dari manajer tersebut sehingga ia perlu membagi perasaan positif kepada bawahannya.

         Dan akhirnya, tingkatan kelima dikenal dengan istilah komunikasi intim atau komunikasi puncak. Pada tingkat ini seseorang dapat diajak berbagi perasaan secara akrab mengenai berbagai topik. Hubungan seperti ini biasanya jarang dijumpai dalam lingkungan kerja. Biasanya, tingkat komunikasi ini digunakan oleh pasangan suami-istri atau anggota keluarga dekat yang lain.

Daftar Pustaka

Purwanto, Djoko. 2006. Komunikasi Bisnis. Jakarta: Penerbit Erlangga.

Tubbs, Stewart L. and Sylvia Moss. Human Communication. (Terjemahan). Bandung: PT. Remaja Rosdakarya.

Bovee, Courtland L; Thill, Jhon V. 2012. Komunjkasi Bisnis, Prenhallindo, Jakarta

Guffey, Mary Ellen, 2006, Bussiness Communication, edisi 4, Salemba Empat, Jakarta,